Directrius a complir per tots els participants en videoconferències de caràcter oficial, com les sessions plenàries
- Aprovar, amb caràcter excepcional i per garantir el funcionament de les institucions locals durant l'estat d'alarma, la celebració dels òrgans col·legiats de la corporació municipal a distància, mitjançant videoconferència, en el present supòsit i
conforme als mitjans que ha posat a l'abast el Consorci Localret, el servei de videoconferència LOCALRETMEET, basat en el programari de codi obert Jitsi Meet, instal·lat en servidors d'ús exclusiu de Localret, que compleix totes les condicions
requerides en la disposició addicional tercera del Decret llei 7/2020.
- Aprovar les següents instruccions per dur a terme les sessions dels referits òrgans amb les màximes garanties que assegurin la identitat, intercomunicació i interactivitat, manteniment de quòrum i exercici de la fe pública.
Abans de l'inici de la sessió s'enviarà a la bústia de correu electrònic corporativa de tots els assistents l'enllaç de la sala virtual amb l'antelació que s'indicarà a la convocatòria de la sessió, protegit amb contrasenya.
La persona encarregada d'exercir les tasques de moderador o operador, iniciarà la sessió silenciant el micròfon de tots els assistents.
A l'inici de la sessió, la Presidència de l'òrgan nomenarà un per un als membres que l'integren, per tal de verificar visualment i acústicament la seva identitat, i tenir constància que tots es poden connectar i que poden escoltar i comunicar-se verbalment de manera correcta utilitzant els recursos tecnològics posats a l'abast.
Un cop identificat cada membre de l'òrgan col·legiat, aquest haurà de declarar trobar-se dins de territori espanyol.
Durant la sessió, i de manera continuada, la persona encarregada d'exercir les tasques de moderador o operador identificarà visualment i acústicament, mitjançant vídeo i àudio als assistents a la sessió.
La persona encarregada d'exercir les tasques de moderador o operador verificarà que hi ha una continuïtat temporal entre les diferents manifestacions dels assistents, sense talls de vídeo ni àudio durant les manifestacions que interfereixin la comprensió de la seva intervenció, i amb la qualitat mínima imprescindible per la identificació de l'assistent.
Addicionalment, cada assistent en remot també ha de fer aquesta verificació per la seva part, donat que pot tenir dificultats tècniques particulars que no siguin perceptibles per la resta dels assistents, i en aquest cas ho hauria de comunicar per algun dels mecanismes alternatius de comunicació que s'estableixin.
En el cas que algun assistent es desconnecti per dificultats tècniques en les comunicacions, es posarà en pausa la videoconferència, i es reprendrà la sessió en el moment que el secretari acrediti la visualització de tots els assistents.
La votació dels acords tindrà caràcter nominal, es realitzarà mitjançant crida, per ordre de pertinença a grup municipal, de menor a major número d'integrants d'aquest i sempre en últim lloc el President i en la que cada membre de la Corporació, al ser cridat, haurà de respondre en veu alta, «sí», «no» o «m'abstinc».
La Presidència de l'òrgan donarà la paraula, ordenadament, als participants que hagin d'emetre vot. Durant la votació de cada membre de la Corporació, la Presidència de l'òrgan haurà de donar un temps prudencial per a què la secretaria de l'òrgan pugui visualitzar o escoltar i anotar, un a un, el sentit del vot dels membres de la corporació.
La persona encarregada d'exercir les tasques de moderador o operador, gravarà la sessió en un arxiu de vídeo. En el cas d'òrgans col·legiats en què l'acta oficial es realitza amb el sistema de videoacta, el format de la gravació ha de garantir la seva integració en el sistema de videoactes corporatiu.
- Aprovar les següents instruccions i recomanacions per a la preparació i informació del Ple
La persona encarregada d'exercir les tasques de gestió i control de la plataforma LOCALRETMEET, reservarà data i hora de les sessions de plenari que hagin de ser públiques i d'emetre en directe amb la màxima antelació a Localret.
En cas que la sessió hagi de ser pública, la persona encarregada d'exercir les tasques de moderador o operador realitzarà les configuracions i comprovacions necessàries per assegurar que s'emetrà la sessió per streaming a través del canal de Youtube corporatiu.
Els membres de l'òrgan col·legiat facilitaran un telèfon de contacte al que poder trucar per resoldre qualsevol problema tècnic que es pugui produir.
Es realitzarà un simulacre previ a la sessió per tal que els membres del Ple o de l'òrgan col·legiat garanteixin el funcionament òptim del programari d'accés amb anterioritat al desenvolupament de la sessió amb els equips portàtils i telefònics que des de la corporació es posin a la seva disposició.
El Servei d'Informàtica i Telecomunicacions oferirà suport tècnic i unes instruccions d'ús amb anterioritat als membres dels òrgans col·legiats, i en especial del Ple municipal, per tal d'explicar el funcionament de la plataforma LOCALRETMEET.
